1、总则

1．1根据《中华人民共和国档案法》的精神，结合本协会实际情况，特制定本制度。

1．2加强协会的档案管理，完整科学的保存管理档案，充分发挥档案在现代社会组织管理中的促进作用。

2、范围

2．1本协会的档案是指本协会在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的各种文字、图标、声像以其它不同载体，不同形式的历史记录。

2．2本协会档案实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、安全和有效的使用。本协会任何部门和个人都必须保持职责范围内档案的完整性和准确性，并及时将各种档案移交档案室统一管理，不得截留。凡要查用档案须向协会秘书处办理借阅手续。

2．3档案管理由各相关部门的指定人员进行管理，同时接受上级业务主管部门及行政管理部门指导、检查、监督。

2．4档案工作作为本协会不可缺少的工作环节和提高工作效率的必要条件，列入工作计划和领导的议事日程，并纳入各单位、部门、有关人员的年度工作考核。

2．5全体工作人员和档案工作人员要为实现档案管理的的标准化、规范化、制度化、科学化、现代化共同努力。

3、档案管理职责

3．1本协会建立档案部，隶属协会秘书处，作为协会统一档案管理工作的职能机构。

3．2档案管理设有专用的档案文件箱。档案文件箱要有防盗、防火、防光、防虫、防尘、防霉等安全保护措施，配置相应的措施。

3．3档案部要编制案卷目录、总目录、分类目录、全引目录、索引和必要的专题目录。

3．4档案部必须建立档案的统计制度，对档案的收集、移交、保管、利用等情况进行统计分析，并按照规定向上级有关部门报送档案工作基本情况统计表。

3．5协会成立由单位领导、档案人员组成的档案鉴定小组，负责对本单位档案鉴定工作的组织和实施。

3．6销毁失去保存价值的档案，须由监事会提出意见，并登记造册，经单位分管领导批准后。

3．7本协会在管理、开发和利用档案信息资源工作中，做出显著成绩的部门和个人，应给予表彰和奖励：对违反档案管理法规的，要根据不同情况给予必要的处分。

4、档案管理人员的职责

4．1档案室配备一名专职档案员负责管理本协会的档案，并对本协会各部门的档案工作实行指导、监督。

4．2档案管理人员间要贯彻执行档案工作的法律、法规和方针、政策。忠于职守、刻苦钻研，建立建全档案管理制度，保证档案工作有序顺利进行。同时严格遵守党和国家的保密制度，维护档案的完整与安全。

4．3档案管理人员的待遇应与其它秘书处工作人员同等，其专业技术职务的评聘按国家有关规定进行。

4．4作好日常档案的收集、整理、分类、归档、使用的管理工作。

4．4．1负责统一管理协会的全部档案，维护档案完整和齐全。

4．4．2监督、指导协会各部门和有关人员做好文件材料的收集、积累、整理、立卷归档和使用工作。

4．4．3组织学习档案业务知识，不断提高档案业务水平。

4．4．4主动征求个部门意见，经常总结档案工作经验，定期汇报档案工作情况。

4．4．5遵守国家有关保密规定，保守秘密，维护本协会的知识产权。

4．4．6档案人员调动工作时，必须办完档案移交手续后方可离开岗位。

5、档案管理

5．1归档要求

5．1．1各项工作中形成的文件材料，由各部门兼职档案员按职能范围负责积累整理归档，大型专题活动指定专人负责整理归档，兼职档案员负责对本部门文件材料的积累、整理和归档工作，业务上受协会档案室指导、监督。

5．1．2各类文件材料必须完整、准确、系统、层次分明，符合其形成的规律。

5．1．3归档的书写材料，必须字迹端正、图样清晰，有利于永久、长期保存。

5．1．4归档文件材料根据分类方案组成保管单位（册卷袋盒等），填好移交目录，注明密级保管期限，经本部门主管审核签字后移交归档。

5．1．5归档的文件材料必须遵循文件材料的形成和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

5．2归档范围

本协会各部门具体按《档案材料归档暂行规定》执行。

5．3归档时间

党群、行政、生产管理工作中形成的文件材料，在次年5月底前，由各部门兼职档案员负责整理后，向档案室归档。

5．4归档分类

5．4．1专业业务和科技档案

5．4．1．1专业技术会议和学术会议形成的文件材料，应在会议结束后及时归档；

5．4．1．2基建过程中形成的技术档案应在工程完成或整个工程竣工后及时归档；

5．4．1．3设备、仪器、机械工具、技术图纸、说明书，作为设备档案由使用部门归档。

5．4．1．4会计档案在次年5月底前由财务部门按归档要求整理立卷。暂由财务部门保管一年后，编造清册向档案室移交。

5．4．2凡反应本协会历史面貌的各种重大活动、重大事件、重要会议等方面的照片、录像、录音等结合后及时归档。

5．4．3其他档案，视具体情况决定归档时间。

6、 档案使用

6．1档案室要通过多种方式途径，积极主动开展档案使用工作，为本协会的各项工作提供服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记工作。

6．2档案必须建立档案的借阅制度，并严格执行。

6．3外单位使用本协会档案，须经本协会领导同意，批准后才能借阅，并收取一定的费用。要时要求第三方严格执行保密制度。

7、附则

7．1本细则为档案室的管理制度。本协会员工都必须严格遵照执行。

7．2本细则内容与上级档案管理的相关法律法规及相关规定相冲突时，以上级规定为准。

7．3本细则自发文之日起执行。