1、目    的：为规范协会会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

2、适用范围：本制度适用于浙江省休闲养生协会会议管理。

3、管理权责：

3.1 协会秘书处负责协会会议的统筹协调及本制度的执行监督。

3.2 会议提拟人或秘书处负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

4、管理内容：

4.1 会议提拟与审批。

4.1.1 协会月度例会无须提拟和审批。

4.1.2 协会临时行政会议、协会年度例会由协会秘书长和副会长、会长直接提拟或由议题涉及业务的主办协会负责人提拟、协会秘书长和副会长、会长批准。

4.1.3 协会会议由各协会自行安排，但会议时间、参加人等，不得与协会会议冲突。其中，中心/协会会议属非例会性质且需另行核给专项费用的，应向上一级主管协会报批同意；属例会性质的，由本中心另行提拟方案呈报协会秘书长和副会长、会长批准后执行。

4.2 会议计划与统筹。

4.2.1 每月28日前，协会秘书处应与各协会协调确定下月计划召开的临时行政会议，统一报协会秘书长和副会长、会长审批后，汇同协会月例会编制《月度会议计划》，于月底前发放至各协会负责人。

4.2.2 凡协会秘书处已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集协会应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请协会秘书处调整会议计划。未经协会秘书处同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。

4.2.3 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：协会例会、协会临时行政会议、协会会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

4. 3 会议准备。

4.3.1 会议通知遵照以下规定：

1、已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由中心/协会按计划表直接通知与会人；

2、属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知：

（1）未列入月度会议计划而临时提拟的会议；

（2）虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；

（3）其它提拟人认为应另行通知的情况。

3、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供协会；

4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个协会和参加人数众多的大型会议，主办协会还应编制详细的会议计划通知相关协会。

5.3.2 会议的其它准备工作遵照以下规定：

1、会议提拟协会应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；

2、会务服务提供协会应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；

3、协会总部召开的协会级会议会务服务统一归口协会秘书处负责。

5.4 会议组织。

5.4.1 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。

5.4.2 会议主持人须遵守以下规定：

1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。

2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。

3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。

4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（协会）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

5.4.3 与会人须遵守以下规定：

1、应准时到会，并在《会议签到表》上签到。

2、会议发言应言简意赅，紧扣议题。

3、遵循会议主持人对议程控制的要求。

4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。

5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至协会另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。

6、做好本人的会议纪录。

5.4.4 多个协会参加的临时行政会议原则上由协会秘书长和副会长、会长主持，协会秘书长和副会长、会长另有授权的，从协会秘书长和副会长、会长授权。

5.4.5 协会月度例会、临时行政会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。

5.4.6 主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。

5.5 会议记录。

5.5.1 协会各类会议均应以专用记录本进行会议记录。

5.5.2 协会各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：

1、各协会应常设一名会议记录员（一般为本协会的内务文员，名单报协会秘书处备案），负责本协会会议及本协会负责组织的会议的记录工作。

2、会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

3、协会秘书长和副会长、会长主持的协会例会、临时行政会议原则上由协会秘书长和副会长、会长秘书负责会议记录工作，协会秘书长和副会长、会长另有指定的，从协会秘书长和副会长、会长指定。

5.5.3 会议记录员应遵守以下规定：

1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。

2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。

3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

5.5.4 下列情况下，应整理会议纪要：

1、协会各类临时行政会议；

2、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；

3、其它主持人要求整理会议纪要的会议。

5.5.5 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。协会各类临时行政会议的会议纪要须报协会秘书处一份存档备查。

5.5.6 会议原始记录的备档按以下规定：

1、本协会负责组织的协会各类行政会议的会议记录，由本协会常设会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时转协会秘书处统一归档备查。

2、本协会会议记录由本协会常设会议记录员统一归档备查。

5.5.7 会议记录为协会的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按协会文档管理制度和保密制度的有关规定执行。

5.6 会议跟进。

5.6.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。

5.6.2 协会秘书长和副会长、会长主持的会议的会后跟进工作原则上由协会秘书处负责落实，协会秘书长和副会长、会长另有指定的，从协会秘书长和副会长、会长指定。

5.6.3 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。

5.7 奖惩。

5.7.1 奖励。按《奖惩管理制度》执行。

5.7.2 迟到、早退、缺席。

1、迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。

2、早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。

3、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。

5.7.3 处罚。

1、无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款。

2、无正当理由缺席每次处以20元的罚款。

3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

6、 附则。

6.1 本制度由协会秘书处负责解释。

6.2 凡本制度未明确规定的奖惩，按《奖惩管理制度》有关规定执行。

6.3 本制度由协会理事会审议通过后生效，自颁布之日起执行。